Quali sono i “ladri di tempo” nella gestione delle risorse destinate a un progetto?

Quanto costa la voce "team management" nella gestione dei tuoi progetti? Il tempo impiegato in riunioni quotidiane di stato avanzamento, in lettura e scrittura email interne di condivisione informazioni, in recupero di informazioni è tempo sottratto al "fare" e quindi al progetto. Come il CRM può arginare i ladri di tempo?

Gestire un gruppo di persone significa conoscere su quali progetti stanno lavorando, le attività della giornata, lo stato di avanzamento di ogni singolo progetto, quali sono le priorità, i colli di bottiglia… insomma, un gran numero di informazioni che generalmente richiedono incontri giornalieri o scambi di email fra i membri del team.

Tutto questo significa tempo impiegato nella condivisione di informazioni (indispensabile) “rubato” alle attività necessarie a portare avanti i progetti stessi (e soddisfare quindi le richieste dei clienti in un tempo inferiore).

Quali sono i momenti in cui il tempo viene utilizzato in modo considerevole a fronte di una utilità limitata?

Annoveriamo sicuramente

• Riunioni quotidiane di stato avanzamento
• Condivisione informazioni e documenti via email
• Recupero delle informazioni sui progetti e sulle attività da svolgere

Se anche nei tuoi progetti la voce “Team management” costituisce una voce di costo considerevole, troverai interessante la soluzione basata sul CRM VTENEXT che abbiamo sperimentato su noi stessi.

Riunioni quotidiane di stato avanzamento

Sono le classiche riunioni di inizio o fine giornata in cui i diversi membri del team di lavoro informano il project manager e gli altri colleghi in merito al punto in cui sono arrivati nello svolgimento delle attività assegnate così da poter

• Dare una risposta veritiera al cliente circa lo stato avanzamento del suo progetto
• Ri-schedulare le attività se necessario
• Condividere le informazioni per le attività successive

Tempo minimo speso: almeno 30 minuti al giorno moltiplicato per tutte le persone partecipanti (senza considerare le attese dei ritardatari, la disponibilità delle risorse etc…)

Scrittura di email al gruppo di lavoro

E’ prassi comune scrivere email a tutto il gruppo di lavoro per condividere informazioni, richieste o documenti riguardo le attività di progetto anche quando magari si richiede una risposta da una sola persona.
Questa attività va ad occupare in modo errato il tempo di molte persone, non solo quello (dovuto) della persona che scrive la comunicazione. L’arrivo di una email inerente un progetto a cui stai lavorando spesso ti porta ad abbandonare momentaneamente ciò che stavi facendo per vedere di che si tratta e se sei tu l’interessato a dover rispondere. E in genere riprendere l’attività da dove si era lasciata comporta del tempo aggiuntivo nel suo svolgimento.

Tempi spesi stimati: consideriamo nella migliore delle ipotesi che la gestione della email arrivata segua la “two minutes rule” di David Allen (*) e che quindi non vengano utilizzati più di due minuti per valutare se una email è di interesse in quel momento o no e catalogarla. A questo tempo va sommato quello necessario tornare all’attività che stava facendo prima di essere interrotti dall’email:  come stimato in un prestigioso - anche se datato studio di Microsoft – il tempo varia dai 10 ai 15 minuti.

Recupero delle informazioni

Le informazioni condivise risultano frammentate in numerose email e appunti di riunioni e il recupero di quelle effettivamente necessarie al momento giusto può essere oneroso in termini di tempo.

Tempi spesi stimati: Uno studio del McKinsey Global Institute (MGI) (***) ha stimato che il 19% del tempo settimanale delle singole risorse di un progetto è destinato al recupero delle informazioni, un tempo decisamente elevato!

Come il CRM può aiutarci a ridurre i tempi spesi per le comunicazioni e la condivisione di informazioni in azienda?

Stato avanzamento del progetto sempre in primo piano

Vedi immediatamente quali attività sono in corso, per quando devono essere completate, a chi sono assegnate e la percentuale di completamento . avrai sempre sott'occhio cosa è imminente o in ritardo per assicurarti che la tua squadra sia sulla buona strada. In questo modo puoi limitare le riunioni giornaliere dedicate alla sola raccolta di questi dati e concentrarti su incontri meno frequenti ma di più alto valore dedicati al perseguimento degli obiettivi e alle strategie.

Notifiche di riassegnazione attività e nuove scadenze

Il team manager non ha più necessità di inviare email per avvisare le persone di un cambio di attività o di una variazione di una scadenza. Il sistema CRM permette di “spostare” con un click le attività su nuove o più disponibili risorse portandole immediatamente a conoscenza della nuova assegnazione mediante un sistema di notifiche istantanee.

Messaggi email e documenti condivisi su specifica attività

Il CRM permette di collegare le informazioni (email documenti…) ricevute da un singolo membro del team di lavoro a varie entità come progetto, attività singola, evento con numerosi  vantaggi

• condivisione senza inutili “inoltri” di email
• catalogazione dell’informazione che la rende immediatamente disponibile al momento del bisogno

Conversazioni condivise

Il CRM elimina la maggior parte delle e-mail scambiate tra i membri della squadra permettendoti di collaborare internamente usando commenti e taggando le persone in conversazioni per renderle partecipi di quello che stai facendo. Sono come i messaggi di chat che rimangono a disposizione del team di lavoro in relazione alla specifica attività, progetto, richiesta. All’interno di ogni attività puoi inserire commenti,

Conclusioni

Il CRM in azienda è un prezioso alleato per abbattere i costi legati alla gestione delle risorse all’interno di un progetto aumentando così l’efficienza dell’intero team di lavoro: minor tempo dedicato alla lettura/scrittura di email non necessarie, a riunioni poco proficue e al recupero di informazioni ridondate e non organizzate in favore di tempo dedicato allo studio della strategia di progetto e allo svolgimento delle attività. Questo tipo di ottimizzazione del tempo passa necessariamente attraverso la messa in atto di best practice basate sul metodo di gestione progetti della tua azienda che, coniugato con le potenzialità dello strumento CRM, ti permetterà di concentrarti solo su ciò che è importate per il tuo team e per il tuo cliente.

Riferimenti

(*) Consulente di produttività che è meglio conosciuto come il creatore del metodo di gestione del tempo noto come "Getting Things Done"

(**)Disruption and Recovery of Computing Tasks (2006): LINK

(***)McKinsey Global Institute (MGI) LINK