Come inviare al tuo cliente un preventivo in pochi minuti?

Quanto tempo impiega il tuo commerciale a scrivere un preventivo? Quanto tempo passa tra l'appuntamento e la consegna dell'offerta al cliente? Tutto questo può portare a un pericoloso "raffreddamento del contatto" e alla perdita di una opportunità. Scopri come limitare il problema.

Situazione che ha generato l'esigenza

L'azienda è stata contattata da molti nuovi possibili clienti che richiedono un preventivo per prodotti/servizi standard aventi come unica variabile la quantità  (in questo caso di numero utenti fruitori del servizio o di ore di supporto).

Il numero degli appuntamenti necessari per arrivare alla formulazione del preventivo fino alla sua approvazione costringe il commerciale a trascorrere molto tempo lontano dalla scrivania con conseguente aumento dei tempi intercorsi tra la richiesta di appuntamento e l'appuntamento stesso e tra l'appuntamento e l'invio dell'offerta, due parametri utili nella valutazione della performance del reparto commerciale.

In questo articolo mostriamo come l'introduzione del CRM in azienda ha permesso di rendere tutto il processo più efficiente.

IL Processo di partenza

1. Il commerciale visita o chiama il nuovo contatto / potenziale cliente / cliente
2. Il commerciale torna in azienda (o chiude la telefonata)
3. Il commerciale scrive offerta: questa attività spesso non viene eseguita immediatamente perché
   1. ci sono altri appuntamenti/offerte in coda
   2. mancano dei dati/informazioni che devono essere richiesti al destinatario dell’offerta in nuova telefonata
4. Il commerciale invia l’offerta al contatto e lascia passare circa 3 giorni per avere un feedback
5. Il contatto può fornire un feedback immediato (offerta firmata o offerta rifiutata) oppure richiede un nuovo appuntamento per discutere l’offerta

ANALISI DELLE Problematiche

Molto tempo speso da parte del commerciale nella scrittura di offerte standard che non richiedono un particolare know-how / esperienza.

Potenziale “raffreddamento” del contatto, il cui entusiasmo inziale verso la soluzione proposta statisticamente diminuisce man mano che si allunga l’attesa dell’offerta

Maggiore rischio che la soluzione proposta venga rivalutata/confrontata con quella della concorrenza: il contatto comprende (o crede di comprendere) la soluzione durante la riunione e utilizza il tempo trascorso tra l’uscita del commerciale e la visione dell’offerta per cercare altre proposte similari.

Considerazioni GENERALI

La chiusura dell’offerta (vinta o persa) può arrivare a “costare” all’azienda anche due appuntamenti commerciali a cui si aggiungono le telefonate (e il problema di trovare il contatto disponibile). Il tempo del commerciale ha un valore e dovrebbe essere speso su progetti più ampi e personalizzati dove effettivamente la competenza tecnico-commerciale dà un valore aggiunto.

Questo implica inoltre che il commerciale possa gestire solo un numero finito di contatti, oltre i quali è costretto ad allungare ulteriormente i tempi di attesa (con le problematiche descritte successivamente) o l’azienda è obbligata ad integrare l’organico con un nuovo commerciale sostenendo costi aggiuntivi.

A ciò si aggiunge che più elevato è il tempo che intercorre tra la visita del commerciale e la ricezione dell’offerta, meno probabilità ci siano di trasformare l’opportunità in contratto .

Soluzione apportata

All’interno del CRM sono state create le schede base dei prodotti/servizi standard e trasformate in modelli collegati ai prodotti/servizi suddetti.
Il commerciale è così in grado di generare sul momento l’offerta davanti a un contatto “caldo”, apportando anche eventuali correttivi di quantità e scontistica laddove necessari e consegnarla prima del termine della riunione. Questo permette di azzerare praticamente i tempi tra la riunione e la ricezione dell’offerta da parte del potenziale cliente e stimolare il dibattito con il contatto in sede della medesima riunione andando a ridurre il numero degli appuntamenti commerciali.

Non dimentichiamo inoltre che il contatto ha appena finito di esporre al commerciale le sue problematiche e quest’ultimo propone il prodotto/servizio come soluzione ai suoi “mal di pancia”. Questo comporta che, se il prezzo è in linea con quanto atteso dal contatto, la firma del contratto può essere immediata perché non si dà al possibile cliente il tempo di “raffreddarsi”.

In passato proponevamo ai  nostri clienti una soluzione all'apparenza similare: mettere a disposizione del proprio commerciale un'area documentale (sul sito o su cloud) accessibile via login da cui poter scaricare i modelli di contratto da compilare presso il cliente. Questo sistema, benchè valido, copre però solo una parte dei benefici determinati dall'uso del CRM e che sono propri di un sistema integrato con gli altri reparti dell'azienda:

1. L'offerta è sempre generata dal modello presente nel CRM e si basa sui prezzi indicati in quel momento per quel prodotto / servizio nell'apposita scheda dell'applicativo. Questo significa che se il reparto marketing decide di modificare un prezzo o le condizioni di fruizione del servizio o il prodotto cambia e non è più disponibile, il commerciale non corre il rischio di utilizzare un modello errato o vendere un prodotto / servizio non aggiornato.
2. Nel caso in cui l'offerta venga firmata in sede di riunione con il commerciale, la stessa può essere posta immediatamente nello stato di "Vinta" scatenando l'iter che sussegue per l'erogazione di quanto richiesto dal cliente: far partire la fatturazione, effettuare uno scarico di magazzino, programmare una attività tecnica. Tutto questo automaticamente senza attendere il ritorno del commerciale in azienda o una sua comunicazione con chi in azienda è deputato a raccogliere questo tipo di informazioni.

Ne consegue inevitabilmente una ulteriore efficientazione di tutta la gestione dell'ordine, non solo della parte dedicata alla vendita.

Risultati

Diminuzione dei costi aziendali: a distanza di un anno dall’inizio dell’attività per la realizzazione di questo processo abbiamo ridotto di circa 20 giornate (-40%) il nostro tempo di scrittura e gestione dei preventivi; nel 50% dei casi il preventivo viene consegnato e discusso direttamente durante il primo incontro.

Massimizzazione dei ricavi: la nuova procedura ha portato ad un incremento delle chiusure +8%.

Efficientazione dell’azienda: se un cliente consolidato desidera acquistare o rinnovare prodotti/servizi standard non è indispensabile l’attività del commerciale per generare l’offerta, ma è sufficiente una qualunque figura abilitata in azienda. E anche il commerciale stesso può gestire da solo un maggior numero di nuovi contatti.