Come inviare email personalizzate a più indirizzi in pochi minuti

Ricerchi spesso una email mandata tempo addietro per inviare una nuova comunicazione similare, magari a più indirizzi email in un unico momento? Scopriamo insieme come questa attività può essere semplificata, velocizzata e resa più efficacie con il CRM.

Per molto tempo ho ringraziato la mia capacità di ricordarmi a chi e quando avevo inviato una certa comunicazione perché mi semplificava la vita ogni volta che dovevo inviare la medesima email a un nuovo destinatario anche a distanza di tempo. Il tutto risultava però un po’ più complicato quando dovevo inviare l’email a più destinatari che non dovevano conoscere uno la email dell’altro…

I problemi dell’invio di una email a più destinatarii

Potevo certamente utilizzare il buon vecchio metodo dei destinatari in Copia Conoscenza Nascosta (CCN), ma che brutto ricevere la classica email intestata a “Gentile Cliente” o “Spett.le Azienda”! Preferivo quindi copiare solo la parte del testo e mandare email personalizzate almeno nei saluti iniziali con la possibilità sempre incombente di incorrere nel classico errore: mandare al sig. Rossi una email che iniziava con Gent.mo sig. Verdi. E la possibilità di errore aumentava esponenzialmente tanto maggiore era il numero di destinatari o punti da personalizzare .

L’uso di un sistema di mass mailing è funzionale?

Con buona pace del reparto marketing ho spesso quindi sfruttato il programma di invio newsletter che risultava particolarmente utile: potevo creare un semplice template email con dei “segnaposti” che in fase di invio il programma sostituiva con il contenuto dei singoli mittenti, eliminando il problema dell’errore umano.

Questa strada, sicuramente risolutiva, presenta tre grossi scogli nel momento in cui un’altra persona desideri perseguirla:

• presuppone che l’azienda abbia un sistema di email marketing impostato
• prevede che tutti gli utenti aziendali abbiano accesso al programma di email marketing e imparino ad utilizzarlo (nella fattispecie ero io a doverle inviare per i miei colleghi, ergo dovevo essere disponibile)
• l'attività in qualche modo interferisce con le attività di marketing e i risultati di engagement delle liste

Il tutto a fronte del vantaggio di sapere se il mio destinatario ha letto o meno l’email.

La soluzione definitiva all’invio di email multiple

La vera soluzione è arrivata con l’introduzione in azienda del VTENEXT CRM che presenta, oltre a tutte le importanti funzionalità di gestione delle anagrafiche, degli speciali accorgimenti per l’invio delle email multiple:

1. possibilità di creare e catalogare modelli email condivisi (dai più semplici in testo e con il nome / nome azienda come unico parametro ai più complessi)
2. possibilità di richiamare tali modelli nel proprio “outlook” interno al CRM
3. possibilità di sfruttare la funzione “email multiple” per selezionare nell’unico campo A tutti i miei destinatari e lasciare che il sistema invii in autonomia una email per singolo nominativo sostituendo eventuali parametri presenti

Inoltre, essendo questo sistema molto più simile all'invio di una classica email con Outlook o altro client di posta, non sono necessarie sessioni formative per imparare l'utilizzo di questa funzione.