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Benchè la normativa sia chiara su quali siano i punti cardine, gli obblighi e l'iter di comunicazione tra fornitore - sistema di interscambio - Pubblica Amministrazione, le metodologie di generazione, invio e conservazione fatture elettroniche possono variare ed arricchirsi di servizi  utili ad automatizzare alcuni processi.

I principali fattori che intervengono nella configurazione del servizio sono:

parametri fatturazione pa

il volume di documenti scambiati: la necessità di generare un grosso numero di fatture elettroniche incide in modo significativo sul tempo speso in attività umane di emissione e controllo delle risposte del SDI, nonchè nel costo dello spazio virtuale per la loro conservazione. Questo fattore non è commisurabile con la dimensione aziendale: potrebbero infatti esserci aziende molto piccole che però emettono numerose fatture alla Pubblica Amministrazione con l'aggravante che spesso queste realtà non sono dotate di strumentazione interna per la gestione dei processi.

presenza in azienda di sistemi informativi: software gestionali per l'emissione delle fatture, applicativi CRM per la gestione delle commesse (che dovranno poi essere fatturate) e sistemi di gestione documentale sono spesso legati ai processi di fatturazione e gestione informazioni aziendali, soprattutto in realtà lavorative strutturate. La gestione della fatturazione alla Pubblica Amministrazione e la conservazione elettronica a norma dei documenti si inseriscono come casi particolari dei medesimi processi e pertanto i nuovi sistemi/servizi dovranno essere integrati o perlomeno interfacciarsi con quelli pre-esistenti.  Lo scopo è non modificare la logica di lavoro e limitare dispendii di tempo ed energie nell'introduzione di nuovi processi.

privacy policy: questo fattore incide nella proposta di servizi in house piuttosto che in cloud

tipologia di azienda: alcune realtà - come i centri servizi e i commercialisti - offrono supporto alla fatturazione ai propri clienti e nell'ambito della recente normativa sulla fatturazione  elettronica richiedono di poter operare conto terzi.


Riportiamo la nostra esperienza con la soluzione IX/IXCE su differenti tipologie di clientela.

Caso 1: azienda che emette 10 fatture/anno alla PA e non ha un gestionale in grado di emettere fatture in formato XMLPA

Con un numero così limitato di fatture all'anno è possibile sfruttare un apposito tool messo a disposizione gratuitamente dal sistema per generare il documento in formato XMLPA compilando manualmente in una procedura guidata i dati obbligatori all'emissione della fattura elettronica. Questo permette di non aggiungere ulteriori costi per un gestionale o per l'estrapolazione automatica dell'XMLPA da un documento non nel formato corretto poichè il tempo necessario alla compilazione manuale risulta comunque accettabile. Il sistema è settato per poter ricevere in automatico la fattura così compilata e firmarla contestualmente (con la forma del sistema trasmittente) prima di inviarla al SDI e mettere il documento in conservazione con tutte le notifiche annesse in cloud

Caso 2: azienda che emette qualche decina di fatture/mese alla PA, ha un gestionale che salva le fatture nel formato corretto e desidera firmare i documenti a proprio nome.

Il numero di fatture emesse inizia ad essere consistente e richiederebbe un certo impegno in termini di tempo di gestione anche per il solo caricamento manuale nel sistema IX dei documenti XMLPA generati, a cui si aggiunge il tempo di firma. Considerando la possibilità di far salvare tutte le fatture emesse dal gestionale in una cartella con una protocollazione  specifica per quelle dirette alla PA, è stato possibile collegare IX a tale cartella mediante un apposito plugin in grado di caricarle automaticamente nel sistema addizionato con il certificato di firma aziendale (acquistato contestualmente). Le fatture elettroniche iniziano quindi il proprio percorso di invio al SDI e conservazione successiva in cloud.

Caso 3: azienda che gestisce informazioni che necessitano riservatezza, che emette decine fatture/mese alla PA, ha un gestionale che salva le fatture nel formato corretto e sta approcciando la via della dematerializzazione dei documenti perchè sommersa dalla carta

Benchè il volume di Fatture PA sia uguale all'azienda del caso 2, la soluzione proposta differisce per l'esigenza già manifesta in azienda di integrare la conservazione elettronica in un processo più ampio di dematerializzazione documentale e la necessità di dover garantire un alto livello di sicurezza e privacy dei documenti storicizzati.In questo caso inoltre la conservazione elettronica non deve essere limitata ai documenti prodotti per la pubblica amministrazione, ma deve contemplare tutta la documentazione aziendale obbligatoria, di gran lunga più consistente in termini di spazio occupato (sia fisico che virtuale).

In questo caso si è proceduto con un'analisi approfondita di:

  • situazione rete informativa del cliente in termini di presenza server, firewall, client, connettività
  • presenza in azienda di una figura che potesse assumere il ruolo di Responsabile della conservazione elettronica
  • sistemi informativi da coinvolgere nel processo e loro struttura e interoperabilità